Notre système de productivité

Avez vous déjà cotoyé des start-ups, ses fondateurs, ses employés ?

J’ai remarqué une chose à ces occasions : j’y ai vu des organisations où tous le monde était à fond, et j’en ai vu beaucoup où les gens profitaient, prenaient le temps.

Croyez moi les entreprises les plus efficaces et rentables que j’ai pu croiser sont celles où leurs acteurs étaient hyper productifs.

Dans notre entreprise, la tendance était plutôt basé sur la volontée de chacun. Résultat, il faut avouer que des sujets trainaient et l’on avait une très mauvaise vision du travail que l’on avait réalisé et une encore plus mauvaise vision du reste à faire. Ce n’est pas que nous ne travaillions pas, il y avait beaucoup de ‘coup de bourre’ au contraire.

D’un autre côté je réfléchissais à la croissance de mon entreprise et je me demandais comment nous allions pouvoir y faire face en terme d’organisation. Mon souhait n’est de surtout pas recréer une entreprise comme les autres, avec des locaux (ce qui engendre beaucoup de déplacements pour chacun et donc une perte de temps phénoménale), avec une hiérarchie (ce qui engendre des jeux de pouvoirs et des mensonges), avec des gens locaux (ce qui rend très difficile le recrutement d’excellents collaborateur et ce qui réduit considérablement l’ouverture d’esprit)…

Comment donc booster notre productivité avec un système de management qui nous permette de croître même avec une équipe délocalisée…

Et puis je me suis souvenu d’une technique que j’avais appliqué lorsque je m’occupait d’une équipe de développeurs qui avait eu des effets immédiat quasiment incroyables : la mise en place du Scrum.

La mise en place du Scrum avait permis de doubler la productivité de l’entreprise tout en améliorant l’ambiance générale de travail : la productivité par développeur était passée de 40K€ (ce qui était très très faible) à plus de 80K€ (ce qui était déjà mieux) en moins de 3 mois.

Vous avez certainement entendu parlé de cette technique dédiée au monde du logiciel et je vais vous expliquer comment je l’ai mis en place pour accélérer le traitement de toutes les tâches de mon entreprise.

Présentation du Scrum

Le scrum est une technique d’organisation d’équipe pour développer un produit logiciel.

Cette technique est très proche du concept lean startup dans le sens où elle permet, en même temps que le développement, d’associer énormément de feed-back extérieur, y compris celui du client.

Avec le scrum, lors d’un développement logiciel, le client n’a plus l’effet tunnel où il ne voit strictement rien pendant le développement et découvre le produit qu’il a commandé à la fin du développement, moment où les développeurs découvrent les vrais besoins du client… le début des avenants et des tensions.

Un logiciel pour travailler à distance

La technique scrum c’est bien, les post-it c’est très visuels, mais pas très higi tech et surtout pas très adapté à du travail à distance. Il y a trois ans, les logiciels permettant de gérer un process Scrum n’étaient pas au point.

Aujourd’hui vous avez JIRA d’Atlassian.

Je dois dire que je suis assez impressionné par leur logiciel. Presque intuitif, très agréable au quotidien (une fois la courte phase d’apprentissage passée).

La bonne nouvelle, c’est que si vous décidez de prendre la version serveur (c’est à dire une version que vous hébergez sur votre infrastructure), cela va vous coûter 10€/an pour 10 utilisateurs… C’est à ce demander comment ils font pour vivre.

Donc téléchargez la version serveur et installez là sur une de vos machine virtuelle. Si vous n’avez pas les compétences pour le faire, vous pouvez toujours vous tourner vers leur version cloud, mais cela va vous coûter 10€/user/mois….

Créez un projet Scrum et commencez par lister dans votre backlog toute vos idées de choses à faire en les classant par ‘Epic’ :

Backlog pour le scrum
un exemple de backlog

Sur cette vue d’écran c’est en vrac, mais si vous cliquez sur la gauche sur une ‘Epic’, vous allez voir uniquement les tâches à réaliser pour cette Epic.

Le dernier jour de la semaine, nous trouvons un nom pour notre prochain sprint, et nous mettons en haut de notre backlog les tâches qui nous paraissent les plus importantes à faire.

Ensuite, nous estimons ces tâches. Plusieurs techniques sont possibles, celle que nous avons retenue a le mérite d’être simple :

16 points pour une journée

8 points pour une demi journée

4 points pour 2 heures

2 points pour 1 heure

1 point pour 30 minutes

Bien que ce type de classement est très discutable d’un point de vue ‘application stricte’ de la méthodologie Scrum, cela nous convient parfaitement.

Le point fort dans cette phase est que nous échangeons sur chaque tâche, pour nous assurer que tout le monde la comprend bien, saisi bien le résultat attendu. C’est un moment d’échange très précieux où ceux qui estiment la tâche difficile échangent avec ceux qui estiment ma tâche facile. C’est un grand moment de montée en compétence pour l’équipe.

Quand tout le monde est d’accord sur la valeur de la tâche, elle est passée dans le prochain Sprint et nous passons à l’étude de la tâche suivante.

En fonction du planning de chacun sur la semaine à venir, nous savons estimer le nombre de point disponibles pour le sprint : la semaine prochaine vous avez 4 personnes qui seront au travail 5 jours, cela fait 16 points par jour x 5 jours x 4 personnes = 320 points disponibles.

Le Sprint est complété jusqu’à ce qu’il contienne 320 points avec une répartition de 80 points par personnes.

Quand tout est ok, nous vérifions que nous avons mis des tâches qui concernent l’ensemble des ‘Epic’ que nous avons à traiter (histoire de faire avancer tous les projets en parallèle), et c’est parti !

Ce travail peut nous prendre jusqu’à 4 heures en fin de semaine, mais ce sont les 4 heures les mieux investies, sans ce travail toute la semaine à venir est quasi inutile.

Quand la semaine commence, chacun peut facilement voir l’ensemble des tâches qu’il a à traiter.

A chaque début de journée, nous réalisons la fameuse mélée quotidienne où nous expliquons ce que nous avons fait la veille et ce que nous prévoyons de faire aujourd’hui : cela dure à peine 10 minutes au total.

Les tâches en cours de traitement sont passées en ‘en cours’ dans le sprint et sont passées en ‘fait’ au fur et à mesure de l’avancement.

Ce système un peu gamifié est très motivant : vous voyez les autres avancer et vous savez pertinement où vous en êtes. Difficile de ce contenter d’une tâche qui traîne car le lendement, il va falloir expliquer à l’équipe ce que vous avez réalisé… et ce que vous n’avez pas fait.

Au fur et à mesure de l’avancement dans le temps, le burndown chart se met à jour automatiquement (une grosse avancée par rapport à la méthode post-it), et vous pouvez donc voir si globalement l’équipe avance correctement par rapport à ses prévisions :

BurnDown Chart - Scrum

Vous avez accès à tout un tas d’autres graphiques qui se mettent à jour tout seul et vous donnent un éclairage sur ce que vous avez fait.

Voilà vous savez le principal, même si on pourrait détailler énormément chaque morceaux du logiciel.

Des résultats époustouflants

L’application du Scrum nous permet d’avoir un cadre organisationnel quotidien qui permet ensuite à chacun de s’organiser comme il veut dans sa journée.

Nous travaillons déjà à distance avec cette méthode et je dois vous avouer que j’ai trouvé là une parfaite méthode de management ! C’est très collaboratif, c’est l’équipe qui détermine les niveaux de difficultées que représentent les tâches, c’est l’équipe qui fait le point chaque matin et en fin de semaine. Le reste de la journée, chacun est grand et s’organise de façon à pouvoir rendre des comptes le lendemain matin.

Quand vous êtes chef de projet (on dit product owner en réalité pour le scrum) vous tenez votre vrai rôle : pas celui d’un cheffaillon, mais celui d’une personne qui est là pour décider des priorités et qui est là pour faciliter la tâche de l’ensemble de ceux qui vont exécuter les tâches.

Nous sommes maintenant armés pour sous traiter des portions entières de nos différents projets. Nous n’allons pas perdre de temps à définir des cahiers des charges, nous allons définir un tarif au livrable (tâche par tâche) et en avant ! Je n’ai pas trouvé de meilleures méthode pour travailler avec des freelances à distance.

En résumé, avec cette méthodologie, nous avons :

  • une meilleure organisation
  • une meilleure productivité
  • une meilleure prédictivité
  • une meilleure ambiance
  • une capacité à gérer de nouveaux venus et des sous-traitants

Si vous souhaitez découvrir de façon approfondie le scrum, je vous recommande vivement le livre qui m’a fait découvrir cette méthode et qui m’a permis de l’appliquer avec succès dès le premier coup : Le guide de la méthode agile la plus populaire

Je vous partage aussi une vidéo d’un membre de JIRA qui explique comment il utilise la méthodologie et le logiciel dans le cadre de ses activités professionnelles et personnelles :

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