Profitez du démarrage pour prendre de bonnes habitudes de travail dans votre start-up

Vous allez sans doute investir dans du matériel informatique (au passage n’hésitez pas une seconde, votre ordi c’est l’outil avec lequel vous allez passer le plus de temps alors prenez le top, faites vous plasir !).

Puis viens -par défaut, par habitude, par formation – le moment où vous allez choisir un produit pour réaliser vos documents, vos feuilles de calculs, vos présentations…. Laissez moi deviner, vous avez ‘choisi’ Microsoft ?

Pire, vous n’avez pas prévu de payer la licence (ce qui est bien évidement complètement interdit et très risqué dans le cadre d’une entreprise)…

Vous allez donc -parce que vous êtes dans votre zone de confort- vous débattre avec plein de versions, des disques durs qui se remplissent à la vitesse de l’éclair, des mises à jour incessantes… Chacun son karma.

Nous avons opté pour les Google Apps, récemment renommé Google for Work.

Pourquoi ? Parceque c’est simple, robuste et surtout d’une efficacité sans nom.

Sans aucune installation, vous accédez à du travail collaboratif sur vos documents, vous partagez vos documents, vous gérez finements vos emails et vous avez accès à la possibilité de développer des macros vous permettant de faire interagir l’ensemble de ces documents entre eux.

Le coût ? 4€/mois/utilisateur. Autant dire une misère au vu des services et du temps que vous allez gagner. Un cout totalement proportionnel à votre niveau d’utilisation, à la hausse comme à la baisse.

Vous allez vous retrouver devant votre banquier demain ? Tout vos documents sont accesibles de votre ordinateur.

Vous avez une présentation à faire et votre associé viens juste de la finir (pendant que vous étiez dans l’avion) ? Aucun souci, la version que vous allez afficher est la dernière.

Quelques exemples concrets

Vous accueillez deux nouveaux stagiaires. Pas besoin d’appeler votre développeur préféré pour qu’il vous configure les adresses mails, les droits etc..

Vous aller directement dans votre interface d’administration et sans une seule ligne de code, vous allez pouvoir créer des adresses mails personnalisées, de suite utilisable.

Vous craignez pour vos documents sensibles ? La gestion des droits d’accès est un jeu d’enfant. Vous pouvez restreindre l’accès à certains répertoires, certains documents, tout en définissant si la personne qui obtient l’accès pourra simplement lire, voire commenter, voire modifier.

Vous souhaitez envoyer des mails en masse ? Google for work vous permet d’envoyer des mails jusqu’à 1500 adresses différentes par jour. On est pas sur des capacités type mailchimp mais ça fait un sacré niveau d’envoi !

Tout ceci est en plus scriptable.

De façon relativement simple (il faut quand même des notions de base en programmation), vous allez pouvoir vous fabriquer votre propre buffer pour vos tweet (afin d’améliorer votre visibilité sur les réseaux sociaux), vous allez pouvoir recevoir/envoyer des emails avec un contenu qui se met à jour (genre un rapport sur votre pipeline) tout seul.

Du bonheur je vous dit !

Pourtant, beaucoup de sociétés n’ont pas ce réflexe et utilisent des outils pas très collaboratifs, très complexes de mise en oeuvre et très couteux. Bizarre, mais c’est comme ça. Quand je discute avec les représentants de ce type de société, j’ai mal pour eux : que de tracas avec leurs mails qui partent dans la boite spam de leur destinataire (car leur serveur d’envoi est mal géré), les pertes de versions, les modifications non enregistrées, la circulation très lourde de l’information qui s’entasse dans leurs boite de reception qui recopie tout en local sur un disque dur poussif et saturé.

Partez du bon pied, et commencez dès le début à prendre de l’avance sur ces sociétés concurrentes qui sont engluées dans leur zone de confort !

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